Le tableau Agile

Les tableaux Kanban, les tableaux Agile, les tableaux Scrum… Quel que soit le nom que vous utilisez, plongeons dans leur utilisation en détail. Des processus de nommage des colonnes aux astuces pratiques, découvrez les secrets du tableau Agile et tout ce qu’il faut savoir pour tirer le meilleur parti de cet outil.

Décryptage du tableau Agile

Le tableau Agile est destiné à suivre le travail de l’équipe. De manière traditionnelle, il est composé de trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ».

J’ai commencé à travailler sur mon premier tableau imprimé sur une grande feuille de papier avec des colonnes juste assez larges pour un seul Post-It.

Lorsqu’un élément est pris en charge, il est déplacé dans cette colonne pour indiquer qu’il est maintenant activement en cours de traitement. C’est à ce moment-là, et non plus tôt, que cet élément devrait être attribué à une personne.

Au fil du temps, les éléments sont tirés de la colonne « À faire ». Éventuellement, les éléments peuvent arriver jusqu’à la colonne « Terminé ».

Tableau Kanban vs Tableau Scrum

Concernant à la colonne « À faire », les équipes Scrum ont un Sprint. Elles ont une planification de Sprint, elles ont une manière de générer du travail pour cette colonne.

En Kanban, les choses sont un peu différentes, il existe la notion de « Trigger point ». En français appelé un point de déclenchement. C’est très semblable à un point de réapprovisionnement pour les supermarchés. Il s’agit d’un point pour les informer qu’ils manquent de stock sur un article particulier et qu’ils doivent commander plus de stock. S’il n’y a plus de tâche « À faire » en dessous de ce point, il est temps d’organiser une réunion pour définir les prochaines tâches à faire.

A présent, nous avons notre tableau. Nous sommes capables de suivre le travail à travers lui. Cependant, le tableau peut faire beaucoup plus pour nous que cela.

L’âge des cartes dans un tableau Agile

Il est probable que de temps en temps, des éléments restent bloqués et ce que nous avons tendance à faire, c’est de prendre une autre carte. C’est pourquoi si on ne la surveille pas, la colonne « en cours » peut continuer à croître sans cesse. Cela devient un problème car nous nous retrouvons dans une situation où les choses traînent longtemps dans la colonne « en cours ». Cette notion n’est pas si facile à représenter sur un tableau physique mais certains tableaux électroniques, tel que Trello, le permettent. Il s’agit de la notion d’âge des cartes, avoir ce genre de vieillissement visuel où les cartes s’estompent avec le temps, et l’âge des cartes est en fait un paramètre assez puissant.

Les limites de travail en cours (WIP)

Il est important d’imposer une limite de travail en cours. Sur un tableau physique, lorsque la colonne ne fait qu’un Post-it de large, il est possible d’utiliser une ligne horizontale pour indiquer la limite de travail en cours (WIP:Work In Progress).

Sur un autre tableau électronique, le nombre est généralement écrit en haut de la colonne. Le dépassement de cette limite de travail en cours est assez difficile à dire, il est généralement indiqué en changeant toute la colonne en rouge.

Détermination du nombre de la limite de travail en cours

En ce qui concerne la détermination du nombre de cette limite de travail en cours, ma règle est empirique. Prendre le nombre de personnes qui font le travail et de le multiplier entre un et demi et deux. Pour commencer, adoptez deux fois le nombre de personnes et avec le temps tente de réduire ce nombre.

Le nombre de colonnes dans un tableau Agile

Souvent, les équipes utilisent plus que 3 colonnes pour leur tableau Agile. Mais comment savoir si l’équipe a besoin de colonnes supplémentaire ou du nombre de colonne nécessaire ?

Si le travail passe de « À Faire » et est pris en charge par une seule personne et que cette personne le mène jusqu’au bout, alors une colonne suffit : « En cours ». Si c’est ainsi que toute l’équipe fonctionne, tout le monde prend son propre ticket et le suit jusqu’à la fin, une colonne suffit.

Toutefois, si une personne prend un ticket, se l’assigne et le passe ensuite à quelqu’un d’autre. Dans ce cas, il semble que nous ayons besoin de deux colonnes pour identifier le travail en cours.

Je suis sûr que vous voyez où cela nous mène. Si cette personne passe ensuite à une autre personne, alors trois colonnes est le bon nombre.

Le nom des colonnes

J’ai essayé toutes sortes de stratégies de nomination, selon moi, celle qui fonctionne le mieux est d’utiliser des mots court, concis et facile à écrire sur un tableau : « En cours », « En design », « En dev », « En test »…

Les éléments bloqués

Les éléments bloqués peuvent ralentir le flux de travail de l’équipe. Plusieurs façons de signaler les éléments bloqués sur un tableau.

• La première méthode que je vois souvent, est de créer une colonne dédiée pour les éléments bloqués, soit juste avant « terminé » ou juste après « à faire ». Je ne pense pas que ce soit une très bonne méthode. Mais elle est simple et ça fonctionne un peu.

• La deuxième méthode est mettre une indication forte pour dire que cette carte est différente. Par exemple, sur un tableau physique il est possible de tourner la carte. Sur un tableau électronique, il est possible d’ajouter un tag « bloqué » ou de changer la couleur de la carte afin de la différencier des autres.

• La troisième méthode est de définir une swimlane en la laissant dans sa colonne.

Les 3 méthodes ont un impact différents sur le travail en cours. En effet, si la carte reste dans la même colonne (2eme et 3eme méthode), elle occupe toujours le travail en cours. Il n’est donc pas possible pour Developer de prendre une nouvelle carte. Cependant, si nous le déplaçons la carte dans une rangée dédiée aux éléments bloqués (1er méthode) : le Developer libère une place dans sa colonne et peut donc prendre une nouvelle carte.

Les Swimlanes : quand les utiliser et comment ?

Les swimlanes, ou les couloirs de nage en français. Une « swimlane » est une technique utilisée pour organiser et visualiser le flux de travail d’une équipe ou d’un processus.

Le terme swimlane vient de l’analogie avec les lignes de nage dans une piscine. Dans une piscine, les lignes de nage séparent les nageurs en fonction de leur vitesse ou de leur type de nage.

Une swimlane représente une séparation visuelle que vous pouvez ajouter au tableau pour créer une voie distincte pour certains types de travaux ou pour des priorités particulières. On l’utilise le plus souvent comme une sorte de route express à travers le tableau pour les éléments super urgents. Il est, cependant, recommandé de les utiliser avec parcimonie.