Mieux intégrer les nouveaux arrivants est un enjeu clé pour une équipe, encore plus dans un contexte hybride. Les interactions informelles y sont souvent limitées. Dans notre équipe, certains membres travaillent sur site à Paris, tandis que d’autres sont basés à l’ouest de la France et au Maghreb. Si une partie de l’équipe peut se voir régulièrement en présentiel, les échanges avec les autres se font surtout à distance.
Cette organisation rend plus difficile la création de liens informels. De plus, nous avons constaté que les nouvelles recrues mettaient du temps à se sentir pleinement intégrées à l’ensemble de l’équipe.
Lors d’un précédent icebreaker, nous avions déjà expérimenté la pratique des Personal Maps avec une partie de l’équipe. Les retours avaient été très positifs. Nous avons donc naturellement décidé d’ancrer cette pratique dans notre processus d’onboarding et d’en faire un rituel partagé à chaque arrivée.
Personal Map, mais qu’est ce que c’est ?
Les Personal Maps sont une pratique inspirée du mind mapping, où le nom d’une personne est placé au centre et différentes dimensions de sa vie (travail, loisirs, valeurs, famille, objectifs, etc.) sont représentées sous forme de branches.
Cette pratique permet de mieux se connaître, de créer de l’empathie et de renforcer la proximité mentale au sein d’une équipe.
Pourquoi cette approche ?
Lors d’un premier icebreaker, nous avions utilisé les Personal Maps avec une partie de l’équipe et constaté à quel point cela facilitait les échanges et la création de liens, en particulier entre des personnes qui travaillaient rarement ensemble ou à distance.
Dans un contexte hybride, où les interactions informelles sont plus rares, nous cherchions un moyen simple et efficace d’aider les nouveaux arrivants à se sentir intégrés rapidement. C’est naturellement que nous avons choisi de réutiliser cette pratique et de l’inscrire durablement dans notre processus d’onboarding.
Comment ça se passe ?
Pour mieux intégrer les nouveaux arrivants, nous avons transformé les Personal Maps en rituel d’onboarding.
J’ai créé un template de Personal Map sur Klaxoon. Chaque nouvelle recrue y a accès dès son arrivée. Le nouveau membre est invité à préparer sa Personal Map à son rythme, en choisissant les informations qu’il souhaite partager.
Lors de la première rétrospective suivant son arrivée, nous organisons un icebreaker basé sur les Personal Maps :
- chaque membre de l’équipe présente sa propre Personal Map,
- le nouveau membre présente également la version qu’il a préparée,
- l’équipe pose des questions, partage des points communs et réagit aux éléments marquants.
Ces échanges donnent souvent lieu à des discussions riches et conviviales. Parfois, nous transformons même l’exercice en jeu, par exemple en jouant à un “Qui est qui ?” à partir des Personal Maps.
Je rassemble ensuite toutes les Personal Maps de l’équipe sur un board Klaxoon partagé. L’ensemble de l’équipe peut les consulter à tout moment.
Mes apprentissages
J’ai appris que la force des Personal Maps repose autant dans leur simplicité que dans leur répétition dans le temps. Le fait d’en faire une tradition pour chaque nouvel arrivant renforce le sentiment d’appartenance et crée un cadre rassurant pour le partage.
J’ai également constaté que :
- le support visuel facilite fortement la participation des membres à distance,
- le fait que chacun présente sa propre map crée une relation plus équilibrée avec le nouveau membre,
- l’aspect ludique (questions, jeux) renforce l’engagement et la mémorisation.
L’instauration de ce rituel lors de la première rétrospective a produit un effet inattendu mais très positif. Certains membres ont commencé à mettre à jour spontanément leur Personal Map avant la rétrospective.
Les échanges réguliers ont montré que certaines dimensions évoluent avec le temps. Les passions, les relations ou les objectifs changent. La Personal Map est ainsi devenue un support vivant, et non un simple instantané figé.
Cette expérience m’a confirmé qu’une pratique simple, bien intégrée dans les rituels d’équipe, peut avoir un impact durable. Lorsqu’elle laisse de la place à l’évolution individuelle, elle renforce fortement la cohésion et l’engagement.
Et vous, comment intégrez-vous les nouveaux arrivants dans vos équipes ? Avez-vous déjà mis en place des rituels pour créer du lien dès l’onboarding ? N’hésitez pas à tester les Personal Maps, même de manière simple, et à observer ce que cela change dans vos échanges d’équipe.