Scrum implique trop de réunions ?!

Vous avez entendu cette critique : « Scrum implique trop de réunions ». Mais est-ce vraiment le cas ?

Avec Scrum, je préfère utiliser le terme rituel et non de réunion. Contrairement aux réunions traditionnelles, ces rituels sont conçus pour être des moments structurés et rythmés, visant à renforcer l’alignement, l’efficacité et la réactivité de l’équipe.

Pour avoir une perspective claire sur le temps que les rituels Scrum occupent, considérons d’abord un sprint typique de deux semaines, avec une semaine de travail standard de 5 jours et une journée de travail de 7 heures, conformément à la norme des 35 heures hebdomadaires en France. Cela nous donne un total de 70 heures de travail disponibles par sprint.

Quelle est la durée maximale des réunions Scrum ?

Pour déterminer combien de temps les rituels Scrum prennent par rapport aux 70 heures disponibles dans un sprint de deux semaines, j’additionne les heures dédiées à chaque rituel et calcule le pourcentage du temps total du sprint qu’ils représentent.

Les rituels Scrum prennent au maximum environ 10 heures soit un maximum de 14% du temps total disponible.

En considérant un sprint de deux semaines, chaque jour étant de 7 heures, soit 70 heures de travail disponibles et en additionnant le temps dédié à chaque rituel Scrum, on constate que ces événements représentent un total équivalent à maximum environ 1,36 jour de travail sur 10 jours.

Il est important de nuancer cette estimation : les durées mentionnées sont des timeboxes maximales, ce qui signifie que chaque événement Scrum ne devrait pas dépasser ce temps, mais il ne s’agit pas d’un minimum. En pratique, si l’équipe termine plus rapidement, la durée de chaque rituel peut être plus courte.

De plus, tous les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’être présents à tous les rituels. Le cadre Scrum est conçu pour encourager une utilisation efficace du temps, et en limitant la durée maximale de chaque réunion, il pousse les équipes à se concentrer sur la qualité et la pertinence des discussions. Ainsi, bien que les rituels Scrum aient des limites de temps fixes, l’objectif est de maximiser la productivité et la valeur ajoutée durant ces périodes, tout en permettant flexibilité et efficacité.

Et le Backlog Refinement ?

Bien que le Backlog Refinement ne soit pas formellement inclus dans les rituels Scrum obligatoires, je recommande vivement d’intégrer cette pratique. En effet, dans mon expérience, le Backlog Refinement s’est révélé particulièrement bénéfique pour améliorer l’efficacité globale de l’équipe et optimiser le Sprint Planning. En effet, le Backlog Refinement permet de mieux préparer le Sprint Planning, rendant ainsi la planification plus fluide et productive.

Généralement, la limite de cette activité est à un maximum de 10 % de la durée du sprint. Cette préparation permet de réduire le temps nécessaire au Sprint Planning, car l’équipe a déjà bien étudié, défini et préparé les éléments du backlog.

Les rituels Scrum prennent au maximum 11,5 heures soit environ 16,4% du temps total disponible (1,64 jour de travail).

Mon astuce

C’est la qualité de ces réunions qui compte, pas leur quantité. En optimisant la durée et en restant concentré, chaque rencontre devient un levier puissant.

Comment mesurer l’efficacité des réunions ?

Mesurer l’efficacité des rituels Scrum permet de garantir qu’ils apportent une réelle valeur ajoutée à l’équipe et au produit.

• Feedback de l’Équipe : Vous êtes probablement familier avec l’utilisation du ROTI (Return On Time Invested) lors des rétrospectives. Vous pouvez également appliquer cette pratique à la fin de certains rituels. En recueillant des feedbacks immédiats soit à main levée soit via des petites enquêtes de satisfaction ou des sondages, vous pouvez obtenir des insights précieux. Discutez des résultats lors de la rétrospective pour identifier les aspects positifs et les domaines nécessitant des améliorations. Posez des questions ciblées sur la pertinence, la durée et l’efficacité de chaque rituel permet de mesurer si ces réunions répondent aux attentes de l’équipe et de faire des ajustements si nécessaire.
• Mesures de Temps : Évaluez la durée de chaque rituel par rapport aux timeboxes définies. Si les réunions dépassent systématiquement le temps imparti, cela peut indiquer une inefficacité ou un manque de concentration. L’optimisation de la gestion du temps peut souvent améliorer la qualité et la productivité.
• Observation de l’engagement : Observez le niveau d’engagement et de participation durant les réunions. Une faible participation ou un désengagement peuvent signaler des problèmes de pertinence ou d’efficacité des rituels. Un haut niveau d’interaction et d’implication est généralement un signe que les réunions sont perçues comme utiles et pertinentes.

En combinant ces approches, les équipes peuvent obtenir une vue complète de l’efficacité de leurs rituels Scrum et identifier les opportunités d’amélioration pour maximiser la valeur de ces réunions.

L’impact des rituels Scrum ?

Ces réunions sont conçues pour optimiser votre efficacité collective ! Chaque rituel Scrum – Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review et Sprint Retrospective – a un rôle précis pour assurer que votre équipe reste alignée, efficace et réactive. Oui, cela peut sembler beaucoup… Cependant, c’est la clé pour :

1. Clarté et alignement : tout le monde sait ce qu’il fait et pourquoi.
2. Réactivité : s’adapter rapidement aux changements et aux nouvelles informations.
3. Amélioration continue : identifier et éliminer les obstacles pour une performance toujours meilleure.

Un autre avantage significatif des rituels Scrum est la réduction des réunions ad hoc. Lorsque les rituels sont bien gérés et exécutés régulièrement, ils permettent de centraliser les discussions importantes et de résoudre les problèmes de manière proactive. Cela permet de réduire le besoin de réunions supplémentaires non planifiées. Les rituels Scrum, en offrant ainsi une structure régulière et prévisible, contribuent à une meilleure organisation et à une gestion plus efficace du temps.

Alors, Scrum implique-t-il vraiment trop de réunions ? J’espère avoir clarifié la durée et l’impact des rituels Scrum. Mais qu’en pensez-vous ? N’hésitez pas à partager votre expérience et vos réflexions dans les commentaires. Trouvez-vous que Scrum aide à améliorer la productivité et l’efficacité, ou pensez-vous que cela prend trop de temps ? Je suis impatiente de connaître votre avis !